Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Trước đây, hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Nhưng từ ngày 12/6/2017: Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:

“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”

Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn”.

1. Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp)

Lưu ý:

• Quyết định sử dụng hóa đơn và hoá đơn mẫu ->  phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)
• Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “ XML”
• Chữ ký số để ký điện tử.

2. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Hướng dẫn thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng gồm 3 bước dưới đây:

2.1. Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế

• Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn (1) / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2)
• Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”

2.2. Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

• Truy cập vào website: gdt.gov.vn(Sử dụng trình duyệt Internet Explorer ). Sau đó Đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.
• Tiếp đó, Chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai.

Lưu ý: Ngày bắt đầu sử dụng  sau 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.

• Sau đó Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục

Sau khi đã đăng ký xong các bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên fife thông báo “XML”

Việc nộp thông báo phát hành hoá đơn điện tử giống như việc  nộp Tờ khai thuế GTGT

2.3. Nộp hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng

Các bạn phải SCAN Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho Doanh nghiệp tiếp đó các bạn đính kèm trong File Word.

+ Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai.gdt.gov.vn các bạn vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn:

– Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng.  Tiếp đó, các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Sau đó Ký nộp là xong.

Chú ý:  

– Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn kiểm tra xem đã được phát hành chưa, trước khi sử dụng.

– Cách kiểm tra: Truy cập vào Website tracuuhoadon để xem tình hình đã được sử dụng hay chưa. Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng). Nếu chưa có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.

Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu  mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

Như vậy là bạn đã phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng thành công. Để chắc chắn thông tin của bạn đã được cơ quan thuế chấp thuận. Sau 2 ngày bạn kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Để có hóa đơn điện tử mẫu cũng như được sử dụng hóa đơn điện tử thì Doanh nghiệp cần công cụ phần mềm hóa đơn điện tử, vì vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp phải đăng ký với đơn vị cung cấp phần mềm để được triển khai sử dụng.

XEM THÊM:  MỘT SỐ HỎI – ĐÁP VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Công ty tư vấn Lợi Thế đặc biệt chuyên sâu trên các lĩnh vực sau:
• Tư vấn pháp luật doanh nghiệp Việt Nam (Bao gồm doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài), Giấy phép con.
• Tư vấn pháp luật sở hữu trí tuệ, thuế – kế toán.
• Tư vấn pháp luật dân sự, hình sự, bảo hiểm, lao động, đất đai, hôn nhân và gia đình.
Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ qua số Hotline: 0987 860 038 hoặc Email: hoangtham.ltk@gmail.com