Quy tắc 80/20 – công cụ quản trị năng suất và tiết kiệm

Quy tắc 80/20 do Vilfredo Pareto, nhà kinh tế học người Italia” nghiên cứu ra với  ý nghĩa rằng đại đa số các thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau, với một tỷ khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra vào cuối thế kỷ XIX.

Rất nhanh chóng, nó được áp dụng trong lĩnh vực quản trị và trở thành một trong những công cụ quản trị năng suất đơn giản và hiệu quả nhất mà nhân loại từng phát minh ra.

20% khách hàng tạo ra 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp

Khá nhiều người cho rằng các khách hàng đều tiêu dùng ở mức xấp xỉ, tương đương nhau. Nhưng quan niệm này là không đúng. Thâm chí ở trong những trường hợp cụ thể, mức chênh lệch tiêu dùng giữa các khách hàng này còn đặc biệt lớn.

Hãy xem xét sản phẩm của mình và đưa ra chiến lược thích hợp. Thay vì áp dụng chính sách đãi ngộ như nhau với tất cả khách hàng, ta có thể phân tách 20% khách hàng lớn thành một tệp riêng và tập trung nguồn lực hơn vào việc làm hài lòng họ.

20% những nỗ lực marketing đại diện cho 80% kết quả

Nguyên tắc này đặc biệt quan trọng với những nhà quản lý muốn tối ưu hóa chi phí, tài nguyên marketing của doanh nghiệp.

Nếu như là câu chuyện của 15 năm về trước đây, rất khó để đo lường hiệu suất của các hoạt động marketing. Giả sử như bạn khởi động một chiến dịch trên quảng cáo trên truyền hình và doanh thu bán hàng tăng vọt. Nhưng cùng thời điểm đó, nền kinh tế có những bước phát triển đáng kinh ngạc và một trong những đối thủ cạnh tranh trực tiếp của bạn gặp vấn đề nghiêm trọng về một số bê bối với chất lượng sản phẩm.

Vậy chiến dịch quảng cáo này có thật sự hiệu quả, nó hiệu quả ở mức nào và đâu là 80% có thể tối ưu? Đây là những câu hỏi quan trọng được đặt ra bởi quy tắc 80/20. Và để trả lời các nan đề này cần rất nhiều thời gian khảo sát, so sánh, thống kê.

Tuy nhiên với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và mạng xã hội ngày nay, đa phần các doanh nghiệp đã chọn Digital Marketing (tiếp thị trực tuyến) là chiến lược truyền thông chủ đạo bởi tính hợp thời đại, tiếp cận được hầu hết khách hàng và có thể dễ dàng đo lường hiệu suất của các hoạt động truyền thông, giúp ích rất nhiều cho các nhà quản trị trong việc ra quyết định đúng đắn.

20% tính năng quan trọng nhất nắm giữ 80% giá trị của sản phẩm

Hiểu được điều này. thay vì tiêu tốn nhiều thời gian, nhân sự và chi phí để tạo ra một sản phẩm hoàn hảo, doanh nghiệp có thể xác định những giá trị cốt lõi nhất và tập trung nguồn lực để nghiên cứu và phát triển. Làm tốt điều này, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được tối đa chi phí sản xuất sản phẩm mà vẫn đảm bảo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Bên cạnh đó, việc xác định 20% giá cốt lõi cũng giúp đội ngũ Marketing và cả đội ngũ bán hàng có thể tập trung vào giới thiệu nhóm giá trị cốt lõi này tới khách hàng.

20% nhân sự đóng góp 80% kết quả

Đây là quan điểm gây ra nhiều tranh cãi. Nhưng một khi áp dụng đúng quy tắc 80-20 ở đây, nó có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận.

Ở không ít doanh nghiệp, chúng ta có thể dễ dàng nhận ra rằng phần nhiều kết quả công việc được thực hiện bởi một phần nhỏ nhân sự. Các cá nhân này là những “ngôi sao sáng”, luôn làm việc với năng suất cao và gần như không có lỗi lầm. Bên cạnh đó, cũng có những nhân sự làm việc với thái độ ỉ lại, kém năng suất hoặc gây ra nhiều sai sót. Vậy tại sao phải giữ lại những người làm việc kém hiệu quả?

Theo quy tắc 80/20, doanh nghiệp có thể lựa chọn tinh giản bộ máy nhân sự của mình. Tất nhiên là không thể loại bỏ 80% nhân sự, nhưng cắt giảm khoảng từ 40% trở xuống đôi khi là một quyết định quan trọng có thể giúp cả doanh nghiệp lột xác và chuyển mình.

Bên cạnh đó cũng đừng quên công nhận thành tích và khen thưởng những nhân sự xuất sắc nằm trong 20% để tạo thêm động lực cho họ. Dựa theo học thuyết cân bằng cho – nhận: Người lao động luôn so sánh những gì họ bỏ vào một công việc (input – đầu vào) với những gì họ được nhận khi hoàn thành công việc đó (output – đầu ra) và sau đó đối chiếu tỷ suất input / output của họ với tỷ suất đó của những người khác.

20% công việc đóng góp 80% hiệu quả hàng ngày

Nếu như để ý kỹ, trong một ngày làm việc, chúng ta thường chỉ thực hiện được một hoặc hai đầu việc quan trọng mà đem lại cảm giác hài lòng, hiệu quả. Nếu không hoàn thành các đầu việc đó – ngay cả khi chúng ta làm việc liên tục trong tám giờ – ngày hôm đó xem như bị lãng phí.

Bởi vậy, hãy xác định những đầu việc quan trọng và chỉ tập trung vào chúng trước. Nếu quá nhiều đầu việc quan trọng, hãy cân nhắc chuyển những đầu việc ít quan trọng hơn sang ngày hôm sau.