Những điều cần biết về Văn phòng đại diện

10/01/2022 | 124

Văn phòng đại diện là gì?

Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài và có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam sẽ tuân theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn có liên quan, còn lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Các thông tin liên quan đến văn phòng đại diện như tên, địa điểm, cách thức hoạt động,… sẽ được ghi nhận trong Điều lệ doanh nghiệp.

Đặc điểm của văn phòng đại diện

– Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân do nó là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Một trong những điều kiện để một tổ chức được coi là có tư cách pháp nhân là nhân danh mình tham gia quan hệ một cách độc lập nhưng mọi hoạt động của văn phòng đại diện đều phụ thuộc vào doanh nghiệp và thông qua việc ủy quyền, do đó, văn phòng đại diện không tham gia các quan hệ pháp luật với tư cách độc lập nên không được coi là có tư cách pháp nhân.

– Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh mà chỉ làm các nhiệm vụ theo sự ủy quyền của doanh nghiệp. Theo đó, văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó và đóng dấu của doanh nghiệp.

– Do bản chất là đơn vị phụ thuộc không có chức năng kinh doanh nên văn phòng đại diện không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập.

– Văn phòng đại diện vẫn có tên, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện.

– Nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của văn phòng đại diện sẽ đều phụ thuộc vào doanh nghiệp và do doanh nghiệp chi trả toàn bộ.

– Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp quyết định và hoạt động theo sự cho phép của doanh nghiệp.

Chức năng của văn phòng đại diện

– Một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác;

– Thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới;

– Có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của doanh nghiệp, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện doanh nghiệp khiếu kiện về sự vi phạm nói trên;

– Tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của doanh nghiệp mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Xem chi tiết tại: THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY

Xem thêm: Những điều cần biết khi thành lập văn phòng đại diện công ty

Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Có 2 hình thức:

– Chấm dứt tự nguyện: Doanh nghiệp sẽ tự quyết định chấm dứt văn phòng đại diện và thực hiện thủ tục chấm dứt theo quy định của pháp luật.

– Chấm dứt bắt buộc: Văn phòng đại diện bắt buộc phải bị chấm dứt theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Theo khoản 1 Điều 77 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong các trường hợp sau:

+ Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là giả mạo. Trong trường hợp này, Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo về hành vi vi phạm của doanh nghiệp và ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

+ Văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế. Trong trường hợp này, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản về hành vi vi phạm và yêu cầu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đến trụ sở của Phòng để giải trình. Sau 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn hẹn trong thông báo mà người được yêu cầu không đến hoặc nội dung giải trình không được chấp thuận thì Phòng Đăng ký kinh doanh ban hành quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

+ Theo quyết định của Tòa án, đề nghị của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của luật. Trong trường hợp này, Phòng Đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trên cơ sở quyết định của Tòa án.

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, trừ trường hợp văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do cưỡng chế nợ thuế.

Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trước khi thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện thì doanh nghiệp, văn phòng đại diện phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.  Trường hợp văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.

Ngoài ra, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Những lưu ý đối với văn phòng đại diện

– Về tên của văn phòng đại diện, theo Điều 40 Luật DN, phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu, đồng thời phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Bên cạnh đó, tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện và được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành. Ngoài tên bằng tiếng Việt, theo Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài. Nhưng điểm cần lưu ý là phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

– Về con dấu của văn phòng đại diện, theo Điều 43 Luật DN, doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của văn phòng đại diện. Theo đó, việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do văn phòng đại diện của doanh nghiệp ban hành.

– Về hoạt động của văn phòng đại diện, tuy văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nhưng vẫn có thể ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp. Theo khoản 5 Điều 84 Bộ luật dân sự 2015 quy định: “Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.”. Theo đó, người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện không đương nhiên có quyền đại diện cho chi nhánh, văn phòng đại diện ký kết hợp đồng mà quyền này chỉ phát sinh khi có ủy quyền của người đại diện của công ty.

Phạm vi ủy quyền như thế nào là do người đại diện theo pháp luật của công ty quyết định. Và trong bất cứ hoàn cảnh nào, công ty cũng có quyền hủy việc ủy quyền cho người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện. Khi chi nhánh, văn phòng đại diện ký kết một số hợp đồng hoặc thực hiện một số công việc mà cần sự cho phép của công ty, người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện phải xuất trình được văn bản uỷ quyền của công ty.

– Về các vấn đề liên quan đến thuế, Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ vì phải nộp thuế môn bài. Ngược lại, Văn phòng đại diện của doanh nghiệp không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp thuế môn bài.

Cụ thể, khoản 6 Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP về đối tượng nộp lệ phí môn bài quy định: “Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm: 6. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có).”. Bên cạnh đó, Bộ Tài chính cũng có Công văn số 15865/BTC-CST và Tổng Cục thuế có Công văn 658/TCT-CS đều khẳng định: “đối với trường hợp Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.”. Như vậy, căn cứ vào các cơ sở pháp lý trên, có thể thấy do văn phòng đại diện không thuộc các đối tượng được miễn lệ phí môn bài và chỉ có chức năng theo sự ủy quyền giao dịch với khách hàng mà không có chức năng kinh doanh nên văn phòng đại diện không phải nộp lệ phí môn bài và chỉ phải nộp lệ phí môn bài nếu có các hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.

Theo điểm c khoản 1 Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, mức thu lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện có  hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ là 1.000.000 đồng/năm. Nếu văn phòng đại diện thành lập từ 1/1 đến 30/6 thì nộp cả năm lệ phí môn bài tương đương 1.000.000 đồng. Nếu văn phòng đại diện thành lập từ 1/7 đến 31/12 thì nộp lệ phí môn bài nửa năm tương đương 500.000 đồng. Các năm tiếp theo nộp 1.000.000 VNĐ.

Ngoài ra, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh dẫn đến việc không phát sinh thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp như các loại hình doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, văn phòng đại diện có sử dụng lao động và người lao động có thể phát sinh thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp mức lương đủ điều kiện phải nộp thuế thu nhập cá nhân.

Công ty Tư vấn Lợi Thế  đặc biệt chuyên sâu trên các lĩnh vực sau:
• Tư vấn pháp luật doanh nghiệp Việt Nam (Bao gồm doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài), Giấy phép con.
• Tư vấn pháp luật sở hữu trí tuệthuế – kế toán.
• Tư vấn pháp luật dân sự, hình sự, bảo hiểm, lao động, đất đai, hôn nhân và gia đình.

Quý khách hàng có yêu cầu dịch vụ hay yêu cầu tư vấn, vui lòng liên lạc với chúng tôi để được hỗ trợ và sử dụng dịch vụ với chi phí thấp, hiệu quả cao nhất.

Hotline: 0987.860.038 (zalo/facebook, Ms Thắm)