Những điều cần biết khi thành lập văn phòng đại diện công ty

HỎI:

Công ty giao cho tôi nhiệm vụ chuẩn bị các thủ tục pháp lý để thành lập văn phòng đại diện của công ty. Xin cho biết, thành lập văn phòng đại diện công ty cần biết và chuẩn bị những gì? (anh Xuân – Yên Mỹ)

ĐÁP:

Trước hết, xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã tin tưởng và lựa chọn dịch vụ Tư vấn miễn phí của Tư vấn Lợi Thế.

Về nội dung này, chúng tôi xin được giải đáp như sau:

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích của công ty mẹ.

Ưu điểm của văn phòng đại diện có con dấu riêng và có giấy chứng nhận hoạt động riêng để phục vụ các hoạt động nội bộ của văn phòng đại diện. Mặt khác, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh các ngành nghề có trong đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, vì vậy mà văn phòng đại diện cũng không phải chịu các nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật. Khác với địa điểm kinh doanh chỉ được thành lập trong phạm vi tỉnh cùng trụ sở chính với công ty mẹ thì văn phòng đại diện có thể thành lập trong cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với địa chỉ chính của công ty mẹ.

Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Đặc biệt, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý.

Trong quá trình thành lập văn phòng đại diện, công ty bạn cần lưu ý một số nội dung như sau:

Những điều cần biết:

1. Người đứng tên thành lập văn phòng đại diện của công ty: có thể là Giám đốc công ty, và các chức danh quản lý khác có thể kiêm nhiệm là người đứng đầu văn phòng đại diện, hay bất cứ người nào có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không vi phạm pháp luật.
2. Công ty bạn có thể khắc con dấu mới cho văn phòng đại diện hoặc không cần khắc dấu mới.

3. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh các ngành nghề có trong đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, chỉ có chức năng giao dịch và tiếp thị, vì vậy không phải chịu các nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật. Nói cách khác, việc hạch toán thuế của văn phòng đại diện phụ thuộc theo công ty mẹ.
4. Mức đóng thuế môn bài cho văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.
5. Văn phòng đại diện không được phát hành và xuất hóa đơn đỏ.

Những thông tin, giấy tờ cần chuẩn bị:

– Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;

– Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

– Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.

– Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Nội dung của thông báo bao gồm:

Mã số doanh nghiệp;

Tên và địa chỉ trụ sở chính của công ty;

Tên văn phòng đại diện dự định thành lập:

·         Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

·         Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

·         Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện:

Trụ sở văn phòng đại diện: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Tương tự như trụ sở công ty, địa chỉ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện không được là nhà tập thể, nhà chung cư. Nếu là nhà riêng mà có số phòng thì cũng cần cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng).

Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:

·         Hợp đồng thuê văn phòng,

·         Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê.

·         Bản sao Chứng minh thư, hộ khẩu của bên cho thuê

Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện, người đại diện theo pháp luật của công ty

·         Thông tin họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh;

·         Thông tin họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Trên đây là một số nội dung tư vấn của Tư vấn Lợi Thế về việc thành lập văn phòng đại diện công ty. Quý khách hàng còn có vấn đề thắc mắc hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi qua số hotline: 0987.860.038 hoặc Email: hoangtham.ltk@gmail.com