Hướng dẫn thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp trực tuyến

Bước 1. Truy cập vào địa chỉ https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/

Bước 2. Đăng nhập tài khoản đăng ký kinh doanh đã đăng ký trước đó

Người dùng điền thông tin về tên đăng nhập và mật khẩu đã đăng ký trước đó tại số (1);

Bấm [Đăng nhập] tại số (2).

Hình 2. Màn hình đăng nhập

Bước 3. Nhấn vào phần [Đăng ký doanh nghiệp]

Hình 3. Màn hình lựa chọn [Đăng ký doanh nghiệp]

Bước 4. Lựa chọn phương thức nộp hồ sơ

Hình 4. Màn hình lựa chọn phương thức nộp hồ sơ

Đặc điểm của các phương thức nộp hồ sơ:

Nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng: Người ký phải có CKSCC; và không cần nộp hồ sơ bản giấy đến Phòng ĐKKD;
Nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh: Người ký phải có tài khoản ĐKKD; Phải nộp hồ sơ bản giấy đến Phòng ĐKKD. (Đối với Thông báo mẫu dấu qua mạng thì không phải nộp hồ sơ bản giấy đến Phòng ĐKKD)

Bước 5. Lựa chọn hình thức đăng ký

Hình 5. Màn hình lựa chọn hình thức đăng ký

Chọn hình thức đăng ký: Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc;
Nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về]

Bước 6. Tìm kiếm doanh nghiệp hoặc đơn vị phụ thuộc

Hình 6. Màn hình tìm kiếm doanh nghiệp hoặc đơn vị phụ thuộc

Lưu ý:

Chỉ cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm (không cần nhập cả 2 loại mã số);
Nếu tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp: nhập mã số của doanh nghiệp;
Nếu tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh: cần nhập mã số của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (không nhập mã số của doanh nghiệp.

Bước 7. Chọn vai trò của người nộp hồ sơ

Hình 7. Màn hình chọn vai trò của người nộp hồ sơ

Lưu ý:

Nếu là người được ủy quyền thì chọn mục [Người được ủy quyền];
Nếu là người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (người đại diện theo pháp luật) thì chọn mục tương ứng.

Bước 8. Chọn loại đăng ký thay đổi

Hình 8. Màn hình chọn loại đăng ký thay đổi

Bước 9. Thông tin chờ xác nhận

Màn hình sẽ hiển thị những thông tin người sử dụng đã đăng ký.
Nhấn nút [Bắt đầu] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước => Trạng thái của hồ sơ chuyển thành “Đã lưu”.

Hình 9. Màn hình xác nhận thông tin đăng ký

Bước 10. Kê khai thông tin trong hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ qua mạng điện tử

Nhập các thông tin trong hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ qua mạng điện tử. Nhập các thông tin từ hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ vào các khối thông tin tương ứng trong các khối dữ liệu trên màn hình.

Hình 10. Màn hình các khối dữ liệu

Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ sang địa chỉ mới (doanh nghiệp chuyển đến một địa chỉ mới) – Sửa đổi thông tin trong khối “Địa chỉ” – Nhấn nút [Lưu] để lưu thông tin hoặc nút [Trở về] để quay lại màn hình trước.

Hình 10.a Màn hình địa chỉ

Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính

Lưu ý: Trường hợp thay đổi Quận/Huyện/Phường/Xã/Số nhà/đường/phố/tổ/xóm/ấp/thôn do thay đổi địa giới hành chính, người sử dụng chỉ nhấn nút Xác nhận, không nhấn nút Lưu tại khối thông tin địa chỉ.

– Nhấn vào trường thông tin [Địa chỉ] để thay đổi địa chỉ;

– Tích vào ô “Thay đổi số nhà/đường/phố/tổ/xóm/ấp/thôn do thay đổi địa giới hành chính”;

– Nhấn [Xác nhận] sau đó nhấn [Trở về] để lưu thông tin.

Hình 10.b. Màn hình thay đổi Phường/Xã do thay đổi địa giới hành chính

Hình 10.c. Màn hình thay đổi số nhà do thay đổi địa giới hành chính

Lưu ý:

– Đối với trường hợp thay đổi thông tin địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính:

Không nhấn nút [Lưu] tại khối thông tin địa chỉ. Chỉ nhấn nút [Lưu] nếu doanh

nghiệp chuyển địa chỉ.

– CHỈ nhập và ấn Lưu đối với những thông tin sửa đổi, bổ sung (tương ứng với

Giấy đề nghị)

– KHÔNG ấn Lưu tại những khối thông tin không sửa đổi, bổ sung.

– Dấu tích trên màn hình chỉ thể hiện thông tin đã được LƯU; KHÔNG thể hiện

thông tin đã được nhập đầy đủ, chính xác.

Bước 11. Điền khối thông tin Người ký

Chỉ định người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:

Người nộp hồ sơ/người đăng ký thực hiện gán tên người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Người ký phải sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;
Người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn khối thông tin [Người ký/xác nhận];

Hình 11. Màn hình Khối thông tin Người ký/xác nhận

Trong trường “Tìm kiếm email”: Nhập email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và nhấn nút [Tìm kiếm] => Hệ thống tự động điền thông tin về Họ tên của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ. Thông tin về họ tên và email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ không chỉnh sửa được;
Để tìm kiếm được thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ email, địa chỉ email cần phải:

+ Đã được đăng ký tại bước đăng ký tài khoản thông thường;

+ Tài khoản thông thường phải ở trạng thái “đang hoạt động” và đã được kết nối với chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh (tương ứng với phương thức nộp hồ sơ của bộ hồ sơ đang chuẩn bị).

Người nộp hồ sơ/người đăng ký nhập thông tin về Chức danh của cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ tại trường thông tin “Chức danh”;

Hình 11.a. Màn hình Chức danh của người ký

Người nộp hồ sơ/người đăng ký nhấn nút [Chọn] để yêu cầu cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ ký lên hồ sơ. Thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ được cập nhật vào danh sách: Danh sách những người ký lên hồ sơ;
Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến địa chỉ email đã đăng ký của các cá nhân có trách nhiệm ký lên hồ sơ.

Lưu ý:

Tại bước này, nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký muốn xóa tên một cá nhân nào đó khỏi danh sách các cá nhân cần ký lên hồ sơ, chọn nút [Xóa] tương ứng với cá nhân đó trong danh sách, xác nhận lại việc xóa tên cá nhân cần ký lên hồ sơ => Tên cá nhân này sẽ được xóa khỏi danh sách (Hình 14).

Hình 11.b. Màn hình Xóa người ký khỏi danh sách

Nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng => tất cả các cá nhân ký số lên hồ sơ đều phải ký hồ sơ bằng chữ ký số công cộng (Hệ thống không cho phép cá nhân có Tài khoản đăng ký kinh doanh ký lên hồ sơ này).
Nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh => tất cả các cá nhân ký số lên hồ sơ đều phải ký hồ sơ bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh (Hệ thống không cho phép cá nhân có chữ ký số công cộng ký lên hồ sơ này).

Bước 12. Điền khối thông tin Người liên hệ

Người nộp hồ sơ/người đăng ký thực hiện điền thông tin về người nộp hồ sơ để nhận thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ.

Hình 12. Màn hình Điền khối thông tin Người liên hệ

Bước 13. Kiểm tra thông tin hồ sơ

– Nhấn nút [Kiểm tra thông tin] để kiểm tra xem các thông tin cần nhập đã đầy đủ và đúng theo yêu cầu;

Hình 13.a. Màn hình Kiểm tra thông tin hồ sơ

– Hệ thống sẽ hiển thị các cảnh báo lỗi nếu thông tin đã nhập chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác;

Hình 13.b. Màn hình Cảnh báo lỗi

– Trong trường hợp có cảnh báo lỗi: tích vào dòng cảnh báo lỗi => Hệ thống sẽ tự động

chuyển đến màn hình có trường thông tin bị lỗi;

– Sau khi sửa lỗi, nhấn nút [Đóng báo cáo KT thông tin] để đóng các cảnh báo lỗi;

– Nhấn nút [Kiểm tra thông tin] để kiểm tra lại thông tin hồ sơ:

+ Nếu không còn cảnh báo lỗi, thực hiện tiếp các bước tiếp theo;

+ Nếu còn cảnh báo lỗi, thực hiện lại các bước trên.

– Nhấn nút [Xem trước] để hiển thị Dự thảo Giấy chứng nhận;

Bước 14. Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ đăng ký thay đổi qua mạng điện tử

Khi nộp hồ sơ đăng ký điện tử, người dùng cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy).
Yêu cầu đối với tài liệu đính kèm là văn bản điện tử:

+ Được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy;

+ Có định dạng “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf”;

+ Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định);

+ Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy;

+ Có dung lượng không quá 15Mb Cách tải tài liệu đính kèm

Nhấn chọn vào từng tài liệu đính kèm và tiến hành tải các tài liệu theo các mục tương ứng.
Hệ thống chấp nhận cả 2 loại tài liệu đính kèm:

+ Tài liệu đính kèm thông thường được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu);

+ Tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.

Hình 14. Màn hình Tải các tài liệu đính kèm

Bước 15. Chuẩn bị hồ sơ

– Sau khi điền đầy đủ thông tin của hồ sơ, nhấn nút [Chuẩn bị];

– Nhập mã xác nhận hiển thị trên màn hình. Tên Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ được hiển thị bên dưới đoạn mã xác nhận và dưới dạng không chỉnh sửa được. Nếu hồ sơ vẫn còn thiếu thông tin theo quy định, Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ. Người nôp hồ sơ/người đăng ký phải chỉnh sửa và chuẩn bị lại hồ sơ. Hệ thống tự động chọn Phòng Đăng ký kinh doanh để xử lý hồ sơ căn cứ vào tỉnh/thành phố của địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp đã nhập tại bước nhập thông tin.

– Nếu hồ sơ đã đầy đủ thông tin theo quy định, nhập “chuỗi ký xác nhận” và nhấn nút [Xác nhận] để hoàn thành bước chuẩn bị hồ sơ.

Hình 15.a. Màn hình Nhập mã xác nhận

– Hệ thống tạo mã số tham chiếu của hồ sơ có dạng như sau: OD-xxxxxxx/xx, ví dụ: OD0000146/17. Hồ sơ được chuyển sang trạng thái “Đã chuẩn bị” và không thể chỉnh sửa được thông tin;

Hình 15.b. Màn hình Hồ sơ đã được chuẩn bị

Bước 16. Ký số/ Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Việc chỉ định người ký số/xác định hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, như hướng dẫn tại phần trên.
Để tiến hành ký số/Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ mở hồ sơ cần ký, nhấn nút [Ký số/ Xác thực bằng tài khoản ĐKKD] để tiến hành ký số/xác thực;

Hình 16.a. Màn hình Ký số/Xác thực lên hồ sơ

– Với trường hợp hồ sơ dùng chữ ký số công cộng, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ thực hiện các bước sau:

+ Cắm USN token vào ổ cắm USB của máy tính;

+ Tích chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;

+ Nhấn nút [Xác nhận] => Máy tính sẽ tự động chạy chương trình để nhận dạng chữ ký số công cộng và người nộp hồ sơ/người đăng ký sẽ chọn chữ ký số công cộng dùng để ký lên hồ sơ;

+ Nhấn nút [Ký số/Xác thực bằng Tài khoản ĐKKD];

+ Nhập mã PIN;

+ Khi hệ thống thông báo việc ký số thành công, nhấn nút [Đóng].

– Với trường hợp hồ sơ dùng Tài khoản đăng ký kinh doanh, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ thực hiện các bước sau:

+ Tích chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm” => Phần tên đăng nhập đã được mặc định sẵn, người ký chỉ cần nhập mật khẩu của tài khoản thông thường đã tạo;

+ Nhấn nút [Xác nhận].

Hình 16.b. Màn hình Xác nhận ký số sử dụng Tài khoản ĐKKD

– Hồ sơ đang trong quá trình ký có trạng thái “Đang ký”, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể xem thông tin về tình trạng ký hồ sơ bằng cách chọn khối thông tin [Người ký/Xác nhận];

Hình 16.c. Màn hình Danh sách người ký

– Khi hồ sơ đã có đầy đủ chữ ký, trạng thái hồ sơ sẽ chuyển thành “Đã ký”. Nếu phát hiện sai sót trong việc gán tên cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể thay đổi thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ => Nhấn nút [Hủy bỏ việc ký hồ sơ] và thực hiện lại bước ký lên hồ sơ từ đầu.

Lưu ý: Người nộp hồ sơ/người đăng ký chỉ có thể nộp hồ sơ khi tất cả các cá nhân có trách nhiệm ký hồ sơ đã ký vào hồ sơ.

Bước 17. Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh

Hình 17.a. Bấm nút nộp hồ sơ vào Phòng ĐKKD

Hoàn tất quá trình nhập và nộp hồ sơ trên mạng

– Sau khi người nộp hồ sơ/người đăng ký hoàn thành việc nộp hồ sơ, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chuyển sang trạng thái “Đang nộp” và được tự động tiếp nhận trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để và chuyển về tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh tương ứng phục vụ cho việc xử lý hồ sơ. Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Hình 17.b. Trạng thái của hồ sơ sau khi nộp vào Phòng ĐKKD

– Khi hồ sơ đã được nộp thành công, Hệ thống hiển thị 02 bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ/người đăng ký.

+ Bản Xem trước hồ sơ bao gồm các thông tin của hồ sơ đã nộp => Nhấn nút [Xem trước] => [Khởi tạo] để tạo bản in này.

+ Giấy biên nhận => Nhấn nút [In] để xem và in Giấy biên nhận.

Bước 18. Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ

Sau khi hồ sơ được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào.
Sau khi đăng nhập vào tài khoản của mình, người nộp hồ sơ/người đăng kýchọn “Danh sách hồ sơ đăng ký” => Tìm kiếm hồ sơ theo các tiêu chí có sẵn như tên doanh nghiệp; mã số doanh nghiệp; số tham chiếu của hồ sơ.

Hình 18.a. Danh sách hồ sơ đăng ký qua mạng

– Tại danh sách hồ sơ, người sử dụng có thể nhìn thấy tình trạng xử lý bộ hồ sơ đã đăng ký.

Hình 18.b. Màn hình danh sách hồ sơ và trạng thái hồ sơ

Hình 18.c. Sơ đồ các bước xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Các giấy tờ nhận được khi đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Người nộp hồ sơ/người đăng ký cũng có thể xem các văn bản liên quan đến hồ sơ: Giấy biên nhận hồ sơ nộp qua mạng; Thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ; Thông tin đầy đủ của hồ sơ nộp trên mạng và trạng thái nộp hồ sơ; trạng thái xử lý hồ sơ tương ứng với từng hồ sơ trong Danh sách hồ sơ đăng ký.

Hình 18.d. Danh sách các giấy tờ nhận được khi đăng ký qua mạng

Bước 19. Sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung (Nếu có)

Sau khi hồ sơ đã được nộp trực tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét để xử lý hồ sơ do doanh nghiệp nộp. Trong trường hợp Phòng Đăng ký kinh doanh yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ, người nộp hồ sơ/người đăng ký sẽ nhận được email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký.
Khi đăng nhập vào tài khoản của mình người nộp hồ sơ/người đăng ký, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể xem Thông báo yêu cầu bổ sung thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh đối với hồ sơ đó.

Hình 19.a. Màn hình in Thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ

Các bước nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung

Người nộp hồ sơ/người đăng ký truy cập Hệ thống trực tuyến, kiểm tra và chỉnh sửa hồ sơ theo yêu cầu, chuẩn bị và ký lại hồ sơ (tương tự các bước đã thực hiện khi nộp hồ sơ lần đầu).
Hồ sơ sửa đổi bổ sung không phải thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp, do đó người nộp hồ sơ/người đăng ký không phải thực hiện bước thanh toán. Hồ sơ sẽ được tự động tiếp nhận vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia sau khi hồ sơ được ký.

Hình 19.b. Các bước nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung

Bước 20. Nhận kết quả

– Sau khi hồ sơ đã được nộp trực tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét để xử lý hồ sơ do doanh nghiệp nộp. Trong trường hợp hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký.

Hình 20. Nhận kết quả đối với trường hợp hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ

Nộp hồ sơ bằng bản giấy (trường hợp sử dụng Tài khoản ĐKKD) Trường hợp hồ sơ được nộp bằng Tài khoản ĐKKD, khi hồ sơ đăng ký qua mạng đã hợp lệ, người sử dụng cần nộp hồ sơ bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh để được nhận kết quả đăng ký doanh nghiệp:

(01) bộ hồ sơ ĐKDN bằng bản giấy (tương ứng với hồ sơ điện tử);
Giấy biên nhận điện tử;
Thông báo hồ sơ điện tử hợp lệ.

Công ty Tư vấn Lợi Thế đặc biệt chuyên sâu trên các lĩnh vực sau:
• Tư vấn pháp luật doanh nghiệp Việt Nam (Bao gồm doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài), Giấy phép con.
• Tư vấn pháp luật sở hữu trí tuệ, thuế – kế toán.
• Tư vấn pháp luật dân sự, hình sự, bảo hiểm, lao động, đất đai, hôn nhân và gia đình.

Quý khách hàng có yêu cầu dịch vụ hay yêu cầu tư vấn, vui lòng liên lạc với chúng tôi để được hỗ trợ và sử dụng dịch vụ với chi phí thấp, hiệu quả cao nhất.

Hotline: 0987.860.038 (zalo/facebook, Ms Thắm)