4 cách hữu hiệu giúp bạn không còn lãng phí thời gian mỗi ngày

1. Ngừng việc kiểm tra email một cách ngẫu hứng

Việc truy cập và thoát hòm thư đến (inbox) sẽ tạo nên một kiểu làm việc “làm-ngừng-làm”. Hãy thử ước tính xem khoảng thời gian bị lãng phí khi bạn phải tập trung lại từ đầu mỗi khi “ngừng” như thế này là bao nhiêu. Bạn sẽ nhận thấy rằng nó tốn nhiều thời gian làm việc đến thế nào. Mỗi ngày chỉ cần mở hòm thư điện tử khoảng 12 lần, bạn có thể phải trả giá bằng một đơn vị công việc chưa hoàn thành mỗi tuần đó.

Trừ khi bạn đang mong chờ một tin nhắn quan trọng có liên quan đến công việc, còn không mỗi ngày hãy lên kế hoạch kiểm tra thư điện tử vào 3 thời điểm cố định: giữa buổi sáng, sau bữa trưa và giữa buổi chiều.

Tương tự bạn cũng nên làm điều đó với tin nhắn âm thanh (voicemail), tin nhắn văn bản và các hoạt động có liên quan tới điện thoại thông minh khác. Hãy giảm thiểu sự gián đoạn có hại đó bằng cách theo sát một kế hoạch cố định.

2. Không được có suy nghĩ “Đến đâu thì đến”

Một câu chuyện mang tính cảnh báo của tôi – tác giả của bài viết: “Tôi đã từng có một khoảng thời gian cứ mỗi lần lái xe là bị lạc đường. Rất nhiều lần như vậy. Tôi chợt nhận ra rằng mình đúng là một người không có hy vọng gì ở khoản xác định phương hướng. Nhưng rồi tôi chợt nhận ra rằng bản thân tôi chỉ sống theo kiểu “đến đâu thì đến”. Tôi bắt đầu mọi việc không hề có kế hoạch hay phương hướng cụ thể nào cả”.

Phần lớn mọi người trong số chúng ta đều bắt đầu ngày mới mà không có bản đồ và kết thúc bằng cách đi lòng vòng vô định xung quanh những cái được cho là thực sự quan trọng, tự làm lãng phí thời gian của chính mình. Nhưng buồn thay, những người lựa chọn bỏ qua khâu lên kế hoạch lại lầm tưởng rằng họ đang tiết kiệm thời gian, rõ ràng đó là một hành động dại dột đối với ông chủ, đồng nghiệp và khách hàng của họ.

5 phút là tất cả những gì bạn cần để lên một danh sách công việc ngắn gọn, tạo một thời gian biểu và sắp xếp thứ tự ưu tiên những việc cần làm trong ngày. Bằng cách tạo ra kế hoạch mỗi sáng, bạn sẽ thành công hơn trong việc hoàn thành thứ tự ưu tiên những việc cần làm và những thứ được cho là quan trọng nhất.

3. Đừng trở thành thỏi nam châm thu hút những vật gây mất tập trung

Hãy đối mặt với sự thật này, vài người trong số chúng ta dễ bị phân tâm hơn người khác. Bạn có nhận thấy bản thân mình bắt đầu làm một việc quan trọng nào đó rồi lại bị xao lãng chỉ bởi một đồng nghiệp đi ngang qua hay không?

Rất có thể bạn đang tự thu hút sự xao lãng đó về phía mình như một thỏi nam châm.

Tuy nhiên, bạn không phải người duy nhất gặp vấn đề này. Đây là một dạng thường thấy của sự trì hoãn, không bám sát vào những vấn đề ưu tiên và lãng phí thời gian. Hãy sửa chữa chúng bằng cách “đóng cửa lại”, theo cả nghĩa đen lẫn nghĩa bóng:

Mỗi ngày chọn ra hai giờ làm việc riêng biệt, tức là khi bạn có thể đóng cửa văn phòng của mình.
Xác định những nhiệm vụ quan trọng cần được ưu tiên sự tập trung cao độ.
Thông báo cho đồng nghiệp về sự có mặt hạn chế của bạn bằng thư điện tử hoặc dấu hiệu ở ngoài cửa; nhấn mạnh việc chỉ liên lạc với bạn khi có vấn đề khẩn cấp trong thời gian này.
Cài đặt điện thoại ở chế độ im lặng – tắt chuông và tạo một lời chào thư thoại nói rõ rằng bạn đang bận.
Đóng trình duyệt thư điện tử lại để tránh bị cám dỗ bởi việc đăng nhập kiểm tra thư.
Thoát ra khỏi Internet – tắt mọi nguồn tiềm năng gây mất tập trung.
Khi đã thành công, hãy thử thêm một giờ làm việc thứ ba vào thời gian biểu của bạn.
Tính tự giác nghiêm túc hoàn thành công việc không phải tự nhiên mà có được. Hãy nhớ rằng — khi bạn đặt một công việc nào đó lên mức ưu tiên hàng đầu, bạn đang tự cho phép bản thân mình khả năng thoát khỏi những quấy nhiễu từ môi trường bên ngoài.

4. Chấm dứt sự chần chừ trong bạn

Sự chần chừ thường rất dễ nhận ra, đặc biệt khi chơi bài trên máy tính, cắm mặt vào Facebook hay thơ thẩn nhìn ra bên ngoài cửa sổ ở văn phòng làm việc. Tuy nhiên, thực tế có một loại chần chừ khác bao gồm cả “bận rộn công việc” — đó là khi bạn quay đi quay lại với những công việc chẳng mấy quan trọng. Nó được gọi là “silent killer – kẻ sát nhân thầm lặng” bởi ngay đến chính bạn cũng không hề nhận ra mình đang làm sai điều gì.

Mỗi lần tốn thời gian vào những hoạt động không quan trọng là một lần bạn lùi bước, đặc biệt khi những nhiệm vụ và mục đích đáng được ưu tiên hơn vẫn còn tồn tại.

Hãy dừng việc lún thêm vào hố sâu của sự lãng phí thời gian bằng cách tăng cường ảnh hưởng của những ưu tiên:

Đừng chỉ tốn thời gian vào việc vạch ra những công việc cần làm — việc hiểu lý do tại sao nó quan trọng với bạn và với mục tiêu của bạn cũng vô cùng cần thiết, bởi thế bạn mới dễ dàng nghiêm khắc với bản thân và hoàn thành công việc một cách trọn vẹn.
Hãy sử dụng Time Boxing, một phương pháp quản lý thời gian đáng tin cậy bằng cách lên kế hoạch cho các nhiệm vụ của bạn trong một khoảng thời gian cố định, hay có thể hiểu đó là những chiếc hộp cố định, với thời điểm bắt đầu và kết thúc được đặt ra cụ thể.
Tự nhắc nhở bản thân nên làm gì vào khi nào để giúp giảm thiểu những yếu tố gây nguy hại đến các dự án lớn và khoảng thời gian mở của bạn.
Hãy sử dụng công cụ lên kế hoạch, Outlook chẳng hạn, để tạo ra những nhắc nhở công việc hoặc đơn giản đặt đồng hồ đếm ngược và làm việc cho đến khi chuông reo.
Hãy thiết lập thời gian làm việc của bản thân thật chặt chẽ bởi nó sẽ cung cấp những chỉ dẫn hữu ích cho bạn về việc khi nào cần bắt đầu và khi nào cần kết thúc.

(st)

———————————————
Tư vấn Lợi Thế là một công ty tư vấn Luật, đặc biệt chuyên sâu trên các lĩnh vực sau:
• Tư vấn pháp luật doanh nghiệp Việt Nam (Bao gồm doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài), Giấy phép con.
• Tư vấn pháp luật sở hữu trí tuệ, thuế – kế toán.
• Tư vấn pháp luật dân sự, hình sự, bảo hiểm, lao động, đất đai, hôn nhân và gia đình.
TƯ VẤN LINH HOẠT – GIẢI PHÁP TẬN TÂM là những giá trị chúng tôi mang tới cho các Quý Khách hàng.
Đáp lại những giá trị đó là những phản hồi rất tích cực đã mang lại động lực cho Lợi Thế phát triển như ngày hôm nay.

Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ qua số Hotline: 0987 860 038
Email: hoangtham.ltk@gmail.com