10 bí quyết hữu ích trong đàm phán và thương lượng

Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng.

Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhạy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác.

Nhà đàm phán giỏi còn phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan. Theo các chuyên gia, hầu như mọi khía cạnh của kinh doanh đều có thể đàm phán. Tuy nhiên, để rèn luyện kỹ năng này đòi hỏi bạn phải dành nhiều thời gian luyện tập.

Dưới đây là 10 bí quyết rất hữu ích trong việc rèn luyện khả năng này.

1. Phân tích tình hình và vấn đề

Nếu bỏ qua bước phân tích vấn đề, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi đàm phán. Bạn cần phải biết vị trí của mình cũng như đối phương để xác định quyền lợi mỗi bên trong cuộc đàm phán. Hãy đưa ra những nhận định mang tính khách quan nhất để giúp tất cả các bên đều đạt được mục tiêu sau cùng.

Ví dụ trong một cuộc đàm phán với khách hàng, bạn cần thuyết phục họ mua sản phẩm của công ty. Nếu họ chưa hài lòng với mức giá bạn đưa ra, đừng ngần ngại hỏi con số mong muốn của họ. Lúc đó, bạn sẽ có hai con số có thể dùng đàm phán và đưa ra mức ở giữa để phù hợp với nhu cầu của các bên.

2. Chuẩn bị kỹ càng cho mọi tình huống

Benjamin Franklin đã từng nói “Thất bại trong chuẩn bị tức là chuẩn bị cho sự thất bại”. Câu nói của ông nhấn mạnh tầm quan trọng của sự chuẩn bị trong tất cả mọi lĩnh vực. Cơ hội có thể không đến nhiều, do vậy bạn luôn phải có sự chuẩn bị tốt nhất để chớp lấy mọi thời cơ.

Người tham gia buổi đàm phán cần quan tâm về mối quan hệ giữa hai bên và xem lại nội dung thảo luận trước đó để tìm ra những điểm có thể thảo luận thêm, từ đó hướng tới mục tiêu sau cùng. Những nội dung đã được thống nhất trước đó sẽ là nền tảng để quá trình này diễn ra tốt đẹp.

Chính vì vậy bạn luôn phải có sự chuẩn bị kỹ càng với tất cả tình huống. Hãy tự đưa ra giả thiết và cách xử lý chung khi xảy ra để đạt được thỏa thuận tốt nhất.

3. Luôn lắng nghe

Bạn nên nhớ rằng, mục đích cuối cùng của đàm phán là cả hai bên đều có lợi, do vậy bạn cần lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của đối phương. Kỹ năng lắng nghe là một yếu tố không thể thiếu cho một buổi đàm phán thành công. Bạn không nên chỉ giải thích, thể hiện ý kiến của mình mà còn phải lắng nghe những người khác.

Lắng nghe là để thấu hiểu nhu cầu đối phương đang cần và muốn gì. Từ đó bạn phải đưa ra những giải pháp cho khúc mắc của người mình cần đàm phán.

Hiểu được tâm lý đối phương bạn sẽ dễ dàng đưa ra chiến lược đàm phán phù hợp và đạt được kết quả như ý muốn.

4. Kiểm soát tốt cảm xúc

Trong các buổi đàm phán, khi không tìm được tiếng nói chung bạn sẽ thấy khó chịu và không hài lòng.

Tuy nhiên, bạn không nên thể hiện những cảm xúc tiêu cực đó ra bên ngoài. Khi người đối diện thấy những phản ứng đó sẽ bị ảnh hưởng bởi cảm xúc của bạn và có thể dẫn tới kết quả cuối cùng không được tốt.

Và đó sẽ là yếu tố gây “mất điểm” rất lớn trong một cuộc thảo luận. Hãy học cách điều chỉnh cảm xúc của bản thân và đặt mình vào vị trí của đối phương khi trò chuyện với họ.

5. Truyền đạt hiệu quả 

Giao tiếp tốt sẽ giúp quá trình đàm phán, thương lượng của bạn diễn ra nhanh chóng hơn. Bạn cần truyền tải thông điệp của mình thật rõ ràng, tránh sai lệch.

Sự hiểu lầm có thể xảy ra nếu bạn không thể hiện chính xác những gì mình mong muốn.

Trong một cuộc thương lượng, nhà thương thuyết cần truyền tải chính xác các mục tiêu được vạch ra ban đầu và bảo vệ được lập trường của mình.

6. Làm việc nhóm

Trên thực tế, không phải lúc nào việc đàm phán cũng chỉ diễn ra giữa 2 cá nhân mà đôi khi sẽ cần đến một nhóm để cùng thực hiện. Các thành viên cần có sự phân chia công việc rõ ràng, hợp tác tốt cùng nhau và nuôi dưỡng một bầu không khí tích cực trong quá trình đàm phán.

Bạn cần gây dựng một nhóm làm việc ăn ý, các thành viên luôn phải cố gắng vì mục đích chung để công việc được hoàn thành tốt nhất.

7. Giải quyết vấn đề triệt để giúp đàm phán thành công  

Các nhà đàm phán không chỉ phân tích được vấn đề mà còn phải nhìn ra được hướng giải quyết.

Thay vì chỉ tập trung nghĩ cho mục tiêu cuối cùng của mình, người hiểu vấn đề sẽ cố gắng giải quyết vấn đề một cách đúng hướng, tìm được hướng đi cả hai bên đều đồng thuận và có một buổi thương lượng thành công.

8. Khả năng ra quyết định

Các cuộc đàm phán có thể sẽ kéo dài, do vậy nhà đàm phán cần phải đưa ra những quyết định quan trọng vào thời điểm cần thiết.

Ví dụ, trong trường hợp bạn muốn bán sản phẩm cho khách hàng nhưng cả hai bên vẫn chưa đi đến quyết định cuối cùng trong một khoảng thời gian dài thì bạn cần phải đưa ra quyết định nên tiếp tục hay tìm kiếm khách hàng khác.

Đây là điều cần thiết để có được những thỏa hiệp nhanh chóng và giúp ích cho việc chấm dứt bế tắc trong những thời điểm quan trọng.

9. Tạo và duy trì bầu không khí tích cực

Duy trì mối quan hệ tốt với những người tham gia vào quá trình đàm phán là một việc làm thông minh và mang lại hiệu quả cao mà bạn nên làm.

Không phải lúc nào bạn cũng có thể đi đến quyết định cuối cùng nhanh chóng nhưng việc duy trì không khí cởi mở giúp cho người tham gia cảm thấy thoải mái hơn. Với những cuộc đàm phán tương đối khó khăn, bạn nhất định phải duy trì bầu không khí tích cực.

10. Đáng tin cậy

Sự tin tưởng lẫn nhau là yếu tố cần thiết để hai bên bước vào cuộc đàm phán và đi đến những quyết định sau cùng.

Các tiêu chuẩn đạo đức là điều cần có ở một nhà thương thuyết hiệu quả để tạo dựng sự tin cậy trong buổi đàm phán. Một nhà đàm phán đáng tin sẽ thực hiện lời hứa của mình sau khi kết thúc đàm phán.

(ST)